Guest Management Software Überblick

Guest Management – Ab welcher Veranstaltungsgröße macht eine professionelle Software Sinn?

Von der Einladung bis zum Follow-up – innovative Guestmanagement Software rund um das Thema Teilnehmermanagement übernimmt das Organisieren und Durchführen von Veranstaltungen jeder Art. Unternehmer fragen sich häufig, ab welcher Besucheranzahl sich die Investition in ein digitales Tool lohnt. Worin genau bestehen die Vorteile? Und können auch kleine Veranstaltungen von professioneller Software profitieren?

Organisation von kleinen Events

Eine beachtliche Anzahl an Veranstaltern setzt noch immer auf Office Programm wie Excel, um Teilnehmerlisten zu verwalten. Bei gelegentlichen Mitarbeitermeetings mit 10 bis 30 Teilnehmer ist diese Variante prinzipiell auch ausreichend. Anders sieht die Sache schon aus, wenn Meetings mehrmals pro Woche und stets mit einer unterschiedlichen Teilnehmerkombination stattfinden. Eine Teilnehmermanagement Software sorgt für das übersichtliche Anlegen von Gästelisten und Kontaktdaten, das Versenden von Einladungen und Registrierungsaufforderungen sowie für Kommunikation und Feedback nach dem abgehaltenen Meeting.

Durch digitale Lösungen werden sämtliche Vorgänge automatisiert, nehmen weniger Zeit in Anspruch und geben den verantwortlichen Mitarbeitern so die Möglichkeit, sich auf die Inhalte des Meetings selbst zu konzentrieren. Damit senkt der Umstieg von Excel auf spezialisierte Software-Optionen wie Invitario, Seera oder AirLST langfristig Kosten und steigert die Produktivität.

Ab welcher Größenordnung wird digitales Teilnehmermanagement zum Must-Have?

Während moderne Lösungen bei kleiner Teilnehmeranzahl viele Vorteile haben, aber nicht zwingend notwendig sind, ist ab einer gewissen Anzahl an Besuchern das Organisieren ohne digitale Hilfe kaum mehr möglich. Liegt die Besucherzahl im dreistelligen Bereich und darüber hinaus, werden Tickets verkauft und soll nach der Veranstaltung bereits das Marketing für das nächste Event anlaufen, ist die manuelle Ausführung all dieser Punkte aufwändig, zeitintensiv und anfällig für Fehler.

Bei großen Veranstaltungen erhöht sich in der Regel automatisch auch die Anzahl der Mitarbeiter, die an der Organisation beteiligt sind. Durch eine gemeinsame Software hat jede Abteilung Zugriff auf aktuelle Daten. Jeder potenzielle Teilnehmer ist zudem nur einmal in der Datenbank vorhanden. Doppelte Zusagen, nicht erfasste Absagen, falsche Kontaktadressen und Missgeschicke wie eine mehrfach verschickte Einladung gehören damit der Vergangenheit an. Digitales Teilnehmermanagement ist übrigens sowohl für offene Events wie Festivals als auch für geschlossene Veranstaltungen wie firmeninterne Galaabende oder Kundenevents bestens geeignet.

Was muss eine Teilnehmermanagement Software für unterschiedlich große Veranstaltungen können?

Je nach Größe des Unternehmens, Größe der geplanten Veranstaltung und dem Budget, welches für die Organisation zur Verfügung steht, gibt es eine Reihe an unterschiedlichen Optionen beim Kauf einer Software. Das Versenden von Einladungen mit persönlicher Ansprache, Statistiken zur Öffnungs-Rate und dem Verhältnis zwischen Zusagen und Absagen, digitale Gästelisten für den Check-In, das Verschicken von Teilnehmerunterlagen und das Bereitstellen von Feedback-Fragebögen sind einige Elemente, die zum Standard einer Software gehören. Von diesen Basics profitieren auch Veranstalter von kleineren Events enorm.

Darüber hinaus lassen sich Eintrittskarten automatisch generieren, die Bezahlung dieser abwickeln und eine eigene Veranstaltungs-App kreieren. Letzteres ist vor allem bei mehrtägigen Events interessant. Auf der App kann etwa das Tagesprogramm erscheinen und über kurzfristige Änderungen informiert werden.

Fazit

Sobald Veranstaltungen und regelmäßige Meetings im Unternehmen zum Alltag gehören, gibt es nicht viel, was gegen eine professionelle Software für das Teilnehmermanagement spricht. Die Vielfalt der Lösungen auf dem Markt ermöglichen es, die passende Software für die eigenen Bedürfnisse zu wählen. So finden auch mittelständische Unternehmen kostengünstige Varianten. Die Arbeitserleichterung und der Mehrwert sind die Investition jedenfalls Wert!